Primeros pasos de un Evento

Comunicación&RRPP, Eventos

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Hoy vengo con una entrada un poco más densa, he querido entrar un poquito más en materia sobre la organización de eventos, en concreto sobre los primeros (primerísimos) pasos.

Cuando se plantea el proyecto de la organización de un evento hay un largo camino por delante que se debe recorrer fase por fase hasta el final.

Pero a pesar de todo ese trabajo, la primera fase, lo primero que se debe hacer antes de nada, marcará en gran medida el resultado final. Si esta fase no se desarrolla correctamente lo más probable es que el resultado no sea el esperado.

Bien si formamos parte del departamento de Comunicación y RRPP de compañía/marca, o bien si formamos parte de la empresa organizadora (generalmente agencias de Comunicación y RRPP) tenemos que enfrentarnos a dejar muy bien resueltas las cuestiones que veremos a continuación. Lo habitual es que esto se marque en el briefing desde la empresa/marca/etc. anfitriona, es decir, quién organiza el evento, pero puede que le toque a una agencia de comunicación desarrollarlo y planteárselo al cliente, sea como sea (no que quiero enrollar más) lo primero que se debe hacer es dar respuesta a lo siguiente:

  1. Descripción sobre la compañía anfitriona. Es decir:
    1. ¿A qué se dedica? ¿Qué tamaño tiene? ¿Cuál es su target? Etc.
    2. Misión, Visión y Valores de misma. (Esto es muy importante que quede muy definido y claro)
  1. Tipo de evento.
    1. ¿Qué tipo de evento queremos organizar? ¿Una entrega de premios? ¿Una inauguración? ¿Unas jornadas? Etc.
    2. ¿A quién lo vamos a dirigir? ¿Al público general? ¿A los accionistas? ¿A los medios de comunicación? ¿A personalidades del sector? Etc.
  1. Mensaje que queremos transmitir sobre la compañía/marca en general. Me explico:
    1. ¿Qué imagen queremos que la gente extraiga sobre la compañía/marca? ¿Marca asociada al lujo? ¿Empresa sostenible y/o innovadora? ¿Responsabilidad económica? ¿Marca alternativa? Y un largo etc.
    2. Es importante que esto sea acorde a la misión, visión y valores de la compañía o marca. Los mensajes tienen que ser uniformes, si por ejemplo se organiza un evento una marca que fabrica bolsos artesanos o que venda la fabricación de sus bolsos como un proceso a la antigua usanza, no podemos organizar el evento en un escenario muy moderno o industrial. Será mujer buscar un escenario más clásico o natural. El mensaje tiene que ser el mismo.
  1. Mensaje que queremos trasmitir con el evento en sí mismo.
    1. Una cosa es lo que queremos decir de la compañía/marca y otra es lo que queremos comunicar con el evento. Me explico, lo que se comunica sobre la compañía/marca es algo estático, fijo. Si en un año hacemos 10 eventos en los 10 el mensaje sobre la compañía debe ser el mismo o muy similar. Solo se cambian los mensajes en casos de crisis de reputación o giros muy drásticos en la comunicación e imagen de la marca/compañía, pero este es otro tema.

El mensaje que comunicamos con el evento en sí es puntual. No es lo mismo el mensaje que se comunica con una entrega de premios que con unas jornadas de conferencias que con la presentación de un producto. En la presentación de un nuevo producto, el mensaje se centra en ese nuevo producto. Voy a poner un ejemplo para que esto se entienda mejor: TOUS presenta una nueva colección de joyas inspiradas en los bosques mágicos de los cuentos. El mensaje sobre la marca será: “marca de joyas con importante presencia internacional, que se mueve en el sector lujo accesible, bla, bla, bla (no quiero hacer el post muy pesado y ya se está pasando de largo). Y el mensaje del evento en sí será: “descubrimiento de una nueva línea de productos “fresca y natural” que evoca la fantasía bla, bla, bla.”

Una vez estos cuatro pilares básicos están establecidos, es cuando se puede empezar a trabajar en el evento en sí, en la escenografía, la decoración, las invitaciones, el programa, el protocolo y ese largo etc.

Espero que os haya servido este post para encuadrar bien el comienzo de la organización de un evento y que no se os haya hecho demasiado pesado, me he extendido más de lo habitual.

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3 comentarios en “Primeros pasos de un Evento

  1. Hola Alicia,
    muy interesante tu entrada sobre los primeros pasos de un evento.
    Solamente y para que mi comentario no diga mas de lo que has expuesto, creo que unos de los grandes valores añadidos en un Evento es “sacar de contexto a los invitados/ convocados”.
    Comprendo que son distintos targets según el producto, pero al final la mayoría de ellos acude a un sin numero de eventos. Por eso en el punto 3.2 de tu aporte, considero que se puede “sorprender” con un espacio diferente a la línea del producto, para evitar la monotonía, y evitar ser previsibles, que el poder de convocatoria (además del producto) sea el espacio que “no cuadra”.
    Me gustaría ver un producto clásico en un ambiente moderno.
    Claudio

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    1. Muchas gracias por tú aportación Claudio, la publico para que los lectores la vean. Efectivamente el punto que comentas es importante, sorprender es importante siempre y cuando no se envíe un mensaje equivocado o contradictorio al que queremos comunicar.

      Un saludo y gracias por comentar.
      Alicia

      Me gusta

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